Rejestracja Stanu Cywilnego – Wiadomości ogólne

Informacja o nowych przepisach z zakresu rejestracji stanu cywilnego

Dnia 1 marca 2015 roku weszła w życie nowa ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz. 1741, z poźn. zm.) wprowadzająca elektroniczny sposób prowadzenia rejestracji stanu cywilnego w Polsce, który zastępuje dotychczasowe prowadzenie papierowych ksiąg stanu cywilnego.

Urodzenia, małżeństwa i zgony są rejestrowane przez kierowników urzędów stanu cywilnego w jednym, centralnym Rejestrze Stanu Cywilnego.

Od 1 marca 2015 roku Rejestr Stanu Cywilnego jest sukcesywnie napełniany aktami stanu cywilnego w wyniku:

  • bieżącej rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów
  • przenoszenia aktów stanu cywilnego sporządzonych dotychczas w księgach stanu cywilnego, w przypadku wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, dokonywania zmian w aktach lub dokonywania czynności dla których niezbędny jest wgląd do aktu.

WAŻNE !  Równocześnie, w okresie przejściowym tj. do dnia 31 sierpnia 2015 roku, możliwe jest dokonywanie określonych czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego w formie dotychczasowej tj. w księgach stanu cywilnego. Dopuszczalne jest m. in.: sporządzanie aktów stanu cywilnego w księgach stanu cywilnego oraz wydawanie z nich odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń na dotychczasowych formularzach.

Akty stanu cywilnego, które zostały sporządzone w papierowych księgach stanu cywilnego w okresie od dnia 1 marca 2015 roku do dnia 31 sierpnia 2015 roku muszą zostać przeniesione do Rejestru Stanu Cywilnego nie później niż do dnia 31 grudnia 2015 roku.

UWAGA !  Wzory dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego obowiązujące od 1 marca 2015 roku zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych (format pdf.).

Są to wzory:

  • odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego (w tym także w postaci dokumentu elektronicznego)
  • zaświadczeń wskazanych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego np. zaświadczeń o stanie cywilnym (w postaci papierowej i elektronicznej), zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby (w postaci papierowej i elektronicznej), zaświadczeń potwierdzających uznanie ojcostwa, zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, zaświadczeń stwierdzających, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo
  • wniosku o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym (w postaci papierowej i elektronicznej)
  • zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa
  • protokołów

Minister Spraw Wewnętrznych zapewnia kierownikom urzędów stanu cywilnego blankiety: odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o stanie cywilnym, zaświadczeń stwierdzających, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo.

Ułatwienia dla obywateli wprowadzone nową ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego

  • odmiejscowienie wybranych czynności, w tym np. możliwość uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego w dowolnym urzędzie stanu cywilnego na terenie Polski

UWAGA !

  • możliwość dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego poza siedzibą urzędu stanu cywilnego, w szczególnie uzasadnionych okolicznościach spowodowanych chorobą, niepełnosprawnością lub inną niedającą się pokonać przeszkodą, gdy osobisty udział nie jest możliwy w siedzibie urzędu stanu cywilnego: można dokonać tych czynności w miejscu pobytu osoby, o ile pozwalają na to okoliczności
  • możliwość otrzymania na wniosek wybranych dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu np. odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o stanie cywilnym, zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby
  • zwolnienie obywateli z obowiązku przedkładania w urzędach stanu cywilnego odpisów aktów stanu cywilnego przy realizacji czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego
  • uproszczenie załatwiania spraw z zakresu: przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (transkrypcji), odtworzenia krajowego aktu stanu cywilnego i zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, rejestracji zdarzeń, które nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane, administracyjnego sprostowania i uzupełnienia aktu stanu cywilnego. Te sprawy załatwiane będą bez konieczności prowadzenia postępowań administracyjnych, w formie tzw. czynności materialno-technicznej zakończonej wydaniem odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego uwzględniającego dokonaną zmianę. Decyzja administracyjna będzie wydawana wyłącznie w razie odmowy dokonania tego rodzaju czynności.

Akty stanu cywilnego – pojęcia

Rejestracja stanu cywilnego polega na dokumentowaniu zdarzeń takich jak urodzenia, małżeństwa, zgony w formie odpowiednich aktów stanu cywilnego.

Akt stanu cywilnego – wpis o urodzeniu, małżeństwie i zgonie osoby w Rejestrze Stanu Cywilnego (lub w papierowej księdze) wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na jego treść lub ważność; akt stanu cywilnego stanowi wyłączny dowód zdarzeń w nim stwierdzonych, jego niezgodność z prawdą może być udowodniona w postępowaniu sądowym

Wzmianka dodatkowa – wpis będący częścią aktu stanu cywilnego, chronologicznie dołączany, wpływający na treść lub ważność aktu stanu cywilnego; podstawa wzmianki np. prawomocne orzeczenie o rozwodzie, decyzja administracyjna o zmianie nazwiska

Przypisek – informacja o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby oraz informacja wpływająca na jej stan cywilny zamieszczana przy aktach stanu cywilnego

Organy właściwe w sprawach rejestracji stanu cywilnego

a) Właściwość rzeczowa organów

  • Kierownik urzędu stanu cywilnego i zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego – dokonuje czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego
  • Wójt (burmistrz, prezydent miasta) – jest kierownikiem urzędu stanu cywilnego z mocy prawa
  • Wojewoda – właściwy miejscowo sprawuje nadzór nad rejestracją stanu cywilnego; organ odwoławczy od decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego
  • Minister Spraw Wewnętrznych – sprawuje nadzór nad działalnością wojewody w zakresie rejestracji stanu cywilnego
  • Konsul – dokonuje określonych czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego za granicą

b) Właściwość miejscowa organów

Właściwość miejscowa kierownika urzędu stanu cywilnego do rejestracji zdarzeń z zakresu rejestracji stanu cywilnego:

  • Rejestracja urodzenia, małżeństwa, zgonu – wg miejsca danego zdarzenia

Odmiejscowienie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego

Czynności, których można dokonać w wybranym urzędzie stanu cywilnego:

  •  uzyskać dokumenty:
  • odpis aktu stanu cywilnego zupełny i skrócony
  • zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby
  • zaświadczenie o stanie cywilnym
  • zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa do konkordatowej formy zawarcia związku małżeńskiego, określonej w art. 1 § 2 i 3 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
  • zaświadczenia stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo

WAŻNE !  Jeżeli w Rejestrze Stanu Cywilnego  jest zamieszczony akt stanu cywilnego, w oparciu o który może zostać sporządzony i wydany wnioskowany dokument (np. odpis danego aktu stanu cywilnego, zaświadczenie o stanie cywilnym) wówczas wnioskodawca otrzyma go niezwłocznie.

Natomiast, jeżeli takiego aktu stanu cywilnego nie będzie w Rejestrze Stanu Cywilnego (rejestr od 1 marca 2015 r. będzie sukcesywnie napełniany), wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub zaświadczenia  zostanie zrealizowane w następujących terminach:

  • w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – jeżeli wniosek złożony zostanie do kierownika urzędu stanu cywilnego przechowującego księgę, w której znajduje się akt
  • w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – jeżeli wniosek złożony zostanie do kierownika urzędu stanu cywilnego nie przechowującego księgi, w której znajduje się akt

złożyć wniosek:

  • o rejestrację urodzenia lub zgonu, które nastąpiły poza granicami RP i nie zostały tam zarejestrowane oraz o rejestrację urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu, które nastąpiły poza granicami RP jeżeli w państwie urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego
  • o przeniesienie do Rejestru Stanu Cywilnego zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (tzw. transkrypcję)
  • o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego
  • o odtworzenie treści krajowego aktu stanu cywilnego

złożyć oświadczenia:

  • konieczne do uznania ojcostwa
  • o zmianie imienia lub imion dziecka zamieszczonych w akcie urodzenia w terminie 6 miesięcy od jego sporządzenia
  •  o tym, że dziecko będzie nosić takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby  wspólne dziecko małżonków
  • o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa przez rozwiedzionego małżonka

złożyć pisemne zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; składa osoba zamierzająca zawrzeć małżeństwo w procedurze poprzedzającej  zawarcie małżeństwa

Dokumenty wydawane z rejestru stanu cywilnego

  •  odpisy aktów stanu cywilnego:
  • odpis zupełny aktu stanu cywilnego – stanowi dosłowne powtórzenie pierwotnej treści aktu stanu cywilnego wraz treścią późniejszych zmian; wniosek o jego wydanie składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego; odpis może zostać wydany na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; opłata skarbowa za jego wydanie wynosi 33 zł
  • odpis skrócony aktu stanu cywilnego – odzwierciedla aktualną treść aktu tj. uwzględnia dokonane zmiany w akcie; wniosek o jego wydanie składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego; odpis może zostać wydany na wniosek w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; opłata skarbowa za jego wydanie wynosi 22 zł

UWAGA !  Od dnia 1 marca 2015 obowiązują nowe wzory odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego. Równocześnie do dnia 31 sierpnia 2015 roku dopuszczalne jest wydawanie ww. dokumentów na dotychczasowych formularzach, w przypadku stosowania przez kierownika urzędu stanu cywilnego regulacji przejściowej.

  • zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, zakres danych tego dokumentu poza oznaczeniem wnioskodawcy zawiera informację o sporządzonych aktach stanu cywilnego wskazanej osoby; informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego przypiskach przy akcie wskazanej osoby lub treść tych przypisków; informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby lub treść tych danych, z wyłączeniem danych zawartych w akcie stanu cywilnego oraz danych zawartych w rejestrze uznań; informację o niezamieszczeniu w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby lub przypisków przy akcie wskazanej osoby. Wniosek o wydanie składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego; dokument ten może zostać wydany na wniosek w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu;  termin ważności6 miesięcy od daty sporządzenia; opłata skarbowa za jego wydanie wynosi 24 zł.
  • zaświadczenie o stanie cywilnym jest dokumentem o uniwersalnym charakterze zawierającym poza danymi osobowymi wnioskodawcy także oznaczenie jego stanu cywilnego jako sytuacji w odniesieniu do małżeństwa; we wniosku o wydanie tego dokumentu znajduje się oświadczenie o nieistnieniu okoliczności mających wpływ na stan cywilny, nieodzwierciedlonych w rejestrze stanu cywilnego, składane pod rygorem odpowiedzialności za złożenie fałszywego oświadczenia oraz pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia; zaświadczenie to jest wydawane wyłącznie osobie, której dotyczy. Wniosek (także w postaci elektronicznej) o jego wydanie składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego; dokument ten może zostać wydany na wniosek w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; termin ważności – 6 miesięcy od daty sporządzenia; opłata skarbowa za jego wydanie wynosi 38 zł.
  •  odpis skrócony aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe
  •  odpis zupełny aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości

Podmioty uprawnione do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego i zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby

  • osoba, której akt dotyczy
  • jej małżonek, wstępny (np. rodzic), zstępny (np. dziecko, wnuk), rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy (np. rodzic), opiekun
  • osoba, która wykaże w tym interes prawny
  • sąd
  • prokurator
  • organizacja społeczna, o ile jest to zgodne z jej celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny
  • organy administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań

Dokumenty wydawane z dotychczas prowadzonych,  papierowych ksiąg stanu cywilnego

Zaświadczenie o przyjętych sakramentach

  • wydawane z wyznaniowych ksiąg stanu cywilnego przechowywanych w urzędach stanu cywilnego,  celem przedłożenia przy załatwianiu spraw wyznaniowych
  • wnioskodawca – osoba, której dotyczy wyznaniowy akt stanu cywilnego
  • wniosek o jego wydanie należy złożyć do kierownika urzędu stanu cywilnego, który przechowuje księgę
  • zaświadczenie to jest zwolnione z opłaty skarbowej

Fotokopia aktu stanu cywilnego

  • można wykonać nieodpłatnie fotokopię aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej w formie papierowej na podstawie dotychczasowych przepisów prawa, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów

Ważne !  Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego – jest dokonywana aparatem osoby uprawnionej do jej otrzymania, a rolą kierownika urzędu stanu cywilnego jest wyłącznie udostępnienie księgi, o ile jest to możliwe bez jej uszkodzenia.

Osoby uprawnione do otrzymania fotokopii (te same osoby, które otrzymają odpis), tj.:

  • osoba, której akt dotyczy
  • jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun
  • osoba, która wykaże w tym interes prawny

Okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego aktów stanu cywilnego

  • 100 lat akty urodzenia
  • 80 lat akty małżeństwa i akty zgonu

UWAGA !  W okresie przechowywania aktów stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego można ubiegać się o wydanie dokumentów z Rejestru Stanu Cywilnego, na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (np. odpisów aktów stanu cywilnego, stosownych zaświadczeń).

Odstępstwo od tej reguły – uzyskanie dokumentów po upływie wskazanych okresów przechowywania jest możliwe, jeśli urząd stanu cywilnego nie przekazał aktów stanu cywilnego do archiwum państwowego i  jeżeli żyje osoba, której dokumenty te dotyczą.

Po upływie tych okresów (odpowiednio 100 i 80 lat), akty stanu cywilnego przekazywane są w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego.

Kierownik urzędu stanu cywilnego po upływie okresów przechowywania aktów stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego, ale przed przekazaniem ich do archiwum państwowego udostępnia je na zasadach przewidzianych dla materiałów archiwalnych.

Dokumenty sporządzone w języku obcym

Dokumenty, które sporządzone zostały w języku obcym muszą być przedłożone w urzędzie stanu cywilnego wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski.

Urzędowego tłumaczenia może dokonać:

  • tłumacz przysięgły (wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości)
  • tłumacz przysięgły uprawniony do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

   Tłumaczenia przysięgłe w państwach Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego przygotowane na podstawie informacji uzyskanych z polskich placówek dyplomatycznych (pobierz plik)

  • polski konsul

Uwaga !  Z dokumentami przetłumaczonymi przez konsula zrównane są:

  • dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez polskiego konsula
  • dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi,a następnie przetłumaczenie przez konsula na język polski

Uwaga !  W razie braku tłumacza przysięgłego języka obcego danego państwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dopuszczalne jest złożenie  tłumaczenia dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny dokonanego przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Udział biegłego, tłumacza

  •  zgłoszenie urodzenia, zgonu:

Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnegonie potrafi samodzielnie porozumieć się z osobami zgłaszającymi urodzenie lub zgon zapewnia udział biegłego lub tłumacza przy rejestracji ww. zdarzeń.

  •  zawarcie małżeństwa:

Jeżeli osoby zamierzające zawrzeć związek małżeński nie potrafią porozumieć się z  kierownikiem urzędu stanu cywilnego zabezpieczają, we własnym zakresie, uczestnictwo biegłego lub tłumacza w procedurze zawarcia małżeństwa. Procedura ta dotyczy także świadków.

  •  składanie oświadczeń przewidzianych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego:

Jeżeli osoby składające oświadczenia przewidywane w ustawie, nie potrafią porozumieć się z kierownikiem urzędu stanu cywilnego, zapewniają udział biegłego lub tłumacza przy składaniu tych oświadczeń.